Office Manager

Le groupe IKORY
IKORY est un acteur global du conseil spécialisé dans le résidentiel. Après 10 ans d’existence, le groupe IKORY emploie plus de 25 personnes et offre un large éventail de prestations de services sur la chaîne de valeur du résidentiel : de la transaction, en passant le montage d’opérations et l’AMO/MOD.

Le groupe est organisé autour de2 sociétés et 3 départements :
– IKORY Properties (11 collaborateurs) : vente par lots pour le compte de gestionnaires de SCPI, d’investisseurs institutionnels ou de particuliers.
– IKORY Capital Markets (4 collaborateurs) : vente en bloc pour le compte d’investisseurs institutionnels, de foncières ou de promoteurs.
– IKORY Project Services (9 collaborateurs) : conseil et accompagnement des investisseurs et propriétaires dans leurs projets de développement, de valorisation et de restructuration de leur patrimoine immobilier.

Dans le cadre d’un remplacement, le groupe Ikory recherche un(e) office manager
Contexte et rôle dans l’équipe
Assurer la bonne coordination entre les différents collaborateurs et favoriser les valeurs et l’image du Groupe par votre sérieux, votre professionnalisme et votre bonne tenue.

Enjeux et missions du poste
En tant qu’office manager vos principales missions* seront notamment :

Ressources humaines :
– Onbording et offbording: rédaction des contrats de travail, DPAE, enregistrement mutuelle, équipement,…
– Mise à jour des registres, NDF
– Organisation des formations avec les différents organismes
– Préparation des salaires avec le cabinet d’expert-comptable
– Gestion des absences et des congés (logiciel SYLAE)
– Médecine du travail
– Gestion des contrats de mutuelle et prévoyance
Comptabilité & Finance :
– Facturation fournisseurs : suivi et gestion des factures fournisseurs
– Facturation clients : Création et envoi des factures clients
– Suivi des paiements, relance des impayés
– Suivi et reporting : mise à jour du tableau de suivi du CA

Événementiel : organisation et coordination de salons, diners et cadeaux clients

Assistanat de direction :
– Traitement du courrier et des appels téléphoniques
– Accueil des clients et prestataires
– Classement et archivages
– Organisation de rdv internes et externes
– Rédaction de comptes rendus, de courriers
– Gestion des agendas du PDG et des directeurs
– Organisation des rdv de prospection et déjeuners de la direction générale
– Gestion des notes de frais
– Montage des dossiers de réponse aux Appels d’offres
– Mise à jour des différentes plateformes (provigis, e-attestations,…)

Services généraux :
– Assurer la gestion quotidienne des bureaux
– Coordonner les relations avec les prestataires externes
– Gérer les contrats de service et les abonnements
– Assurer la sécurité au sein des locaux
– Gestion de la flotte automobile, des assurances, de la flotte téléphonique, des fournitures de bureau
* La liste non-exhaustive.

Profil

Profil de formation supérieur Bac+4 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent
Vous êtes appliqué(e), rigoureux(se), organisé(e), motivé(e) et vous avez un esprit d’équipe et le sens du service, de la discrétion et de la confidentialité. Vous êtes à l’aise avec les chiffres et vous possédez des qualités rédactionnelles.
Bonne maîtrise du Pack Office
Maitrise de l’anglais
Une connaissance de SYLAE, LOOP et LIBEO serait un plus

Précisions
Période d’arrivée souhaitée : dès que possible
Niveau d’expérience minimum requis : 3 à 5 ans dans une fonction similaire, dans l’immobilier serait un plus
Pas de télétravail
Type de contrat : CDI
Localisation : 39 avenue Pierre 1er de Serbie – 75008 Paris